Как оформить личное дело сотрудника

Подробности

Создано 10.05.2021 17:50

 В обязательном порядке ведутся личные дела только ряда работников. К ним, в частности, относятся сотрудники прокуратуры, таможенной службы, ОВД, гражданские и муниципальные служащие. Однако многие организации также предпочитают хранить всю информацию о сотрудниках в систематизированном виде, несмотря на то, что законодательство не требует этого. Как правильно оформить личное дело, можно узнать на курсах кадрового делопроизводства https://mgutu.ru/courses/management/kadridelo.html.

Как только гражданина приняли на работу, можно приступать к формированию дела. Берется папка-скоросшиватель, на обложке указывается Ф. И. О. сотрудника и дата заведения дела (она обычно совпадает с датой трудового договора).

Какие документы необходимо собрать

Кадровик включает в личное дело все документы, касающиеся трудовой деятельности человека. Так как для муниципальных, государственных и коммерческих организаций не регламентирован их список, можно ориентироваться на Методические рекомендации, которые разработаны для архивов. Некоторые учреждения утверждают правила оформления личного дела нормативным актом.

Личное дело состоит из:

• анкеты, которую претендент на должность заполнял при трудоустройстве;
• приказа о приеме в учреждение;
• трудового договора;
• паспорта, СНИЛС, свидетельства ФНС о постановке гражданина на учет (копии);
• документов для получения налоговых вычетов;
• копии дипломов об образовании, а также сертификатов, подтверждающих уровень квалификации сотрудника и пр.

Трудовая книжка хранится отдельно в безопасном месте, например в металлическом шкафу, который закрывается на замок. Собранные документы размещаются в хронологической последовательности и нумеруются. Обязательно составляется опись. Пока гражданин работает в учреждении, добавляются другие документы, например доп. соглашения к договору, копии приказов о перемещениях, премировании и взысканиях.